営業マンはお客様に喜んでもらう仕事です。それは、アポイントを取るときであっても同じです。お客様に少しでも不快な思いをさせてはいけません。
特に電話でのアポ取りは相手の状況が見えないため、十分に注意する必要があります。あなたは電話をする時間があっても、お客様は忙しいかもしれません。そこで、最低限のビジネスマナーを守る必要があります。
ここでは、テレアポに必要とされるマナーについて話をしていきます。
しっかりと相手に対する配慮を示す
電話で一番はじめに伝えることは、相手に対する配慮です。まず最初に、話をすることの承諾をもらう必要があります。お客様は仕事で忙しかったり、社内会議の最中であったりすることがあるからです。そのため、次のような配慮が必要です。
「今、お時間ございますでしょうか」
「１～２分ですが、電話しても大丈夫でしょうか」
このような気遣いを冒頭にみせるだけで、相手も態度を和らげてくれます。そうすることで、その後の会話をスムーズに進めることができます。さらに、時間帯に応じて次のような気遣いも必要になります。
「お昼の時間にすみません」
「遅い時間に申し訳ございません」
このように、相手の都合を考えて配慮することが大切です。その気持ちは、必ず相手に届きます。この気遣いが、アポイント取得の成約率を高めてくれます。
長電話はビジネスマナー違反である
お客様が電話で会話することを了承しても、長電話をしてよいわけではありません。相手も仕事中であることを認識する必要があります。
そこで、電話で話ができる時間は２分という制限を設けます。そのため、無駄な会話を省く必要があります。そのために必要な準備や心構えについて、以下に説明します。
訪問の候補日を事前にノートに書き出しておく
自分が訪問できる日時は、あらかじめノートに書き出しておきます。電話をしているときに、スケジュールで確認をしていては時間がかかります。
さらに、候補日は必ず３個以上を用意しておきます。そして、自分の都合のよい日時から順に、打診をしていきます。事前に洗い出しておくことで、相手に熱意を伝えることもできます。
メールで訪問可能日を送れるようにしておく
訪問する日時を調整するには、お客様は自分のスケジュールを確認する必要があります。そのため、その場で決めることができない可能性もあります。そこで、次のようなアプローチが有効になります。
「ちょっと今は席を離れているのでスケジュールが確認できないです」
「承知いたしました。それでは訪問の候補日をメールで連絡いたしますので、都合のよい日時をご指定いただけますか」
このように、予定表がすぐに確認できない場合は、メールを利用すると便利です。
製品説明や会社紹介をしてはいけない
電話で商品やサービスの説明をしてはいけません。なぜなら、時間をかけて話をしても、お客様は理解することができないからです。
プレゼンテーションは、相手の反応をみて説明を進めていきます。リアクションに応じて、話す内容を決めていきます。そのため、相手が見えない電話では、製品内容を伝えることはできません。
このように、電話でアポイントを取る場合では、守るべきルールがあります。相手の顔がみえないため、十分に配慮することが求められます。
ここで解説したビジネスマナーの重要性を理解して、確実にアポイントが取れる営業マンを目指してください。
