戦略的アポイント

「年末年始の挨拶」でアポが取れるメールの書き方・テンプレート

年末年始や新年度のタイミングでは、重要なお客様へご挨拶訪問に伺うようにしましょう。良好な関係を維持するのに効果があるからです。

しかし、どのようにアプローチすれば、アポイントが取れるのか悩んでしまいますよね。

そこで、ここでは確実にアポイントを取得するために成約率が高いメールの書き方について解説をしていきます。

年末年始の挨拶のメールテンプレート

まず、年末や年度の変わり始めはお客様も忙しいため、この時期が近づいたら早めにアポを打診することが大切です。また、他社の営業マンも同じように挨拶に来るので、お客様も時間に余裕がある訳ではありません。

このようにアポイントを取るときは、お客様の状況をイメージすることが大切です。そうすることで、どのようにアプローチすれば、お客様が時間を取ってくれるかが見えてくるからです。

そして、これらを踏まえたうえで、メールでお客様にアポイントの打診を行ないます。繁忙期の企業が多いなか、やはりメールでアポイントを打診するのが効果的です。

たとえば、私が使用しているアポ取得のメールのフォーマットが以下になります。

ABCサービス 鈴木様

いつもお世話になっております。
アカデミア情報システムの山田です。

 

今年一年、大変お世話になりました。

とくに、○○のプロジェクトでは
格別のご配慮をいただき誠にありがとうございました。

 

つきましては、上司の○○と共に
ご挨拶に伺いたく
お時間を頂けませんでしょうか。

・12月25日(月)13:00~14:00
・12月26日(火)10:00~12:00
・12月26日(火)15:30~17:00

上記の日程から30分ほど、
ご指定いただくことは可能でしょうか。

 

年末のお忙しいところ恐縮ですが、
何卒、よろしくお願い致します。

私自身がIT業界で法人営業を行なっていたときに、実践で成果が上がっている成約率の高いアポイントのフォーマットです。

このフォーマットを使って、あなたも確実にアポイントを取得するようにしてください。

そして、ここからはフォーマット文面のポイントについて解説していきます。どのような狙いがあって、このような言葉や表現を使っているのかを分かりやすく説明していきます。

このアポイント取得のメール・フォーマットのポイントは4つです。それでは、1つづつ詳細を解説していきます。

ポイント1、一年間の活動を振り返る

1つ目のポイントは、一年間の活動を振り返るという点です。フォーマットにおける以下の文面が該当の箇所です。

とくに、○○のプロジェクトでは格別のご配慮をいただき誠にありがとうございました

このように、冒頭で活動内容を簡潔に振り返るようにしてください。たとえば、ご発注いただいた大型の案件や現在進行しているプロジェクトなどがあれば、それに対する感謝の気持ちを表現します。

そうすることで、あなたの会社とお客様が良い関係にあることを伝えることができるのです。

このように、お互いに取引が継続していることを冒頭で伝えることで重要感が高まり、よりアポイントが取れやすくなります。

たとえ、受注した商談がなかったとしても、提案させてもらったプロジェクト名などを記載するようにします。ここで重要なことは、ビジネスパートナーの関係にあることを伝えることです。

ポイント2、上司と同行することを伝える

そして、2つ目のポイントは、上司と同行することを伝えることです。メールフォーマット文面における、以下のような表現です。

上司の○○と共にご挨拶に伺いたく

このように、年末年始や新年度の挨拶で訪問するときは、必ずあなたの上司と一緒に訪問するようにして下さい。できれば営業部の部長クラスが望ましいです。

なぜなら、上司と一緒にご挨拶をすることで、より感謝の気持ちをお客様に伝えることができるからです。

そして、誰と一緒に行くのかをメールに記載するようにしましょう。そうすることで、お客様側も誰が出席するべきかが判断できるからです。

例えば、あなたの営業部の部長と伺うのであれば、お客様側も部長の立場にいる方が同席してくれる可能性が高まります。

これは、同じ役職の人が同席するのがビジネスマナーだからです。

そして、お互いの上司どうしが顔を合わせることに大きな意味があるのです。普段の商談には出席しないようなキーマンが関係性を構築することが年末挨拶の大きな目的だからです。

このように、年末年始や新年度の挨拶を行うことは、ビジネスマナーの一環として捉えることが大切です。

3つ目のポイントは、どれぐらいの時間が必要なのかを記載することです。下記のように、30分と明確に伝えましょう。

上記の日程から30分ほど、ご指定いただくことは可能でしょうか

しっかりと所要時間を伝えることで、お客様がスケジュールを組みやすくなります。時間の調整がつけやすいように、こちらから時間を伝えてあげるのです。

アポイントを取得するには、このような細かな気遣いが必要になります。

また、営業マンから「訪問できるスケジュール」を伝えることも大きなポイントです。このフォーマットのように候補日を提示して、その中からお客様に選んでもらうようにしてください。

つまり、「候補日を洗い出す」という作業を営業マンが行うのです。お客様の手間を省いてあげることで、アポの成約率を格段に高めることができます。

さらに、この候補日は最低でも3個はあげるようにしてください。

選べる選択肢が少ないと、お客様がスケジュールを調整できないことがあるからです。当然、アポが取れる確率が下がってしまいます。

そして、このフォーマットの文面のように、日程は必ず「月日」で表記するようにしてください。営業マンによっては、25日というように日付しか書かない人がいます。ただ、これは丁寧な表現ではありません。

・12月25日(月)13:00~14:00
・12月26日(火)10:00~12:00
・12月26日(火)15:30~17:00

お客様が、ひと目で日程が分かるように「12月25日(月)」というように記載するようにしてください。このとき、曜日も入れると、より丁寧な表現になります。

さらに、時間は必ず24時間で表記するようにしてください。

たとえば、業界によっては、朝8時から始業する会社もあります。そのため、「8時」では朝なのか、夜なのか迷う人もいるからです。

このように、徹底してお客様がどのように感じるかを考えることが大切です。そうすることで、アポイントの成約率を高めることができるのです。

ポイント4、お客様に配慮をする表現を入れる

最後のポイントは、お客様を気遣う文言を入れることです。

年末のお忙しいところ恐縮ですが

前述の通り、お客様は忙しいのです。その忙しいなか時間を取ってもらうことに対して配慮しなければいけません。

このような一言を入れるだけでも、お客様が受け取る印象は大きく変わります。

お客様を気遣うのはビジネスマナーの基本です。そして、メールでアポイントを取るときにも、このビジネスマナーは存在するのです。

このように、年末年始の挨拶でアポイントとるとき、メール文面にはマナーや書き方のポイントが存在します。これらをきちんと実行することで、アポイントの成約率が高まることを理解しなければいけません。