アポイントを断られたときの営業マンの正しいメール返信

どのような営業マンでも、お客様にアポを断られることはあります。お客様にも自分の都合があり、時間に限りがあるからです。

しかし、アポを断られたときには、どのように対応すれば良いのか迷いますよね。

そこで、お客様にアポイントを断られたときの、正しいメール返信について解説していきます。

アポイントを断られたときの対応は重要！

お客様にアポイントを断られたときは、営業マンはその対応に注意しなければいけません。

なぜなら、お客様は自分が断ったことに対して、「営業マンがどのような態度で受け止めるか」に注目しているからです。

特に断りを入れたメールに対する営業マンからの返信には、お客様は必ず目を通しています。その営業マンが「お断り」を受け入れたかどうかを確認しなければならないからです。

そして、アポを断られたときに、メール返信で注意するべきポイントが、以下の２つです。
 

 
それぞれ、解説していきます。

ポイント１　お客様との関係性を壊さないメール返信

お客様にアポイントの打診をして断られたとき、最も重要なポイントは「お客様との関係性」を崩さないことです。

目先の面談や案件にこだわるのではなく、お客様との良好な関係を維持することを意識しましょう。

そのため、どのような理由があって断られたとしても、営業マンはお客様の意向を受け入れてください。

お客様からお断りのメールが来たときは、それを無条件で了承するのです。

そして、メールの返信で、お客様の「お断り」を承諾したことを冒頭で伝えてください。

例えば、次のような文章です。
 

 
このとき、何とかしてアポイントを取ろうとしてはいけません。

たとえば、次のように再アプローチして、アポイントを取ろうとする人がいます。
 

 
これは自分の都合だけを考えた行為であり、お客様の意向を無視しているのと一緒です。

お客様の信頼を失う原因になりますので、絶対にやってはいけません！

前述したとおり、お客様との関係性を崩さないことを第一に考えるのです。

感謝の気持も忘れずに

また、メール返信では、返事を頂いたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。

お客様は自分の仕事が忙しいために、面談の時間を取ることができないのです。そのような状況のなかで、お客様は返信をしてくれているのです。

そのため、しっかりと御礼をしなければいけないのです。

例えば、次のような文章を文末に付け加えてください。
 

 
このように、たった一言添えるだけでも、お客様が受け取る印象は大きく変わります。このようなビジネスマナーが、お客様との信頼関係を崩さないためには大切なｄのです。

ポイント２　次回のアプローチの糸口を残しておく

しかし、お客様の「お断り」を受け入れると言っても、それだけで終わってしまってはいけません。

時間をおいてから、再度アプローチが行えるような状況にしておくことを意識しましょう！

たとえば、再度こちらから連絡をさせてもらうことを必ず伝えるのです。次回のアプローチが実施しやすくなるからです。

例えば、次のような文章です。
 

 
このように、一言つけ加えておくことで、次回アプローチするときのお客様の反応も違ってきます。

このときは、売り込みのにおいを抑えて、しつこいイメージを与えないようにすることがポイントです。

断られた本当の理由はなにか？

また、「忙しくて時間がないから」という理由で断られたとしても、他に断った理由があるケースも多いです。

たとえば、提案しようとした商品やサービスに対して、お客様が興味を持てなかったというような場合です。

このような事情も考慮して、他の製品なども含め、提案の機会を頂きたいという意向を伝えておくことも重要です。

具体的には、次のような文章です。
 

 
お客様にアポを断られたメールに返信するときのポイントは、時間をおいて再度アプローチが行えるような状況にしておくことが大切です。

お客様の「お断り」を受け入れながらも、次回の提案の糸口を作っておくのです。

そうすることで、再アプローチするときのアポイントの取得率が高まります。

お客様に面談を打診して断られたときは、営業マンはその対応に注意しなければいけません。なぜなら、お客様は断りを入れたときの営業マンの対応に注目しているからです。そして、アポイントが断られたときに大切なことは、お客様との関係を崩さないことです。

そのため、営業マンはどのような理由であっても、お客様の「お断り」を受け入れてください。お客様からお断りのメールが来たときは、それを無条件で了承するのです。

さらに、単に「お断り」を受け入れるだけではなく、次回のアプローチが行ないやすいように必ず糸口を残してください。そうすることで、時間をおいて再度、営業マンからコンタクトできます。

営業マンは目先のアポイントにこだわるのではなく、お客様と長期的な関係を維持することを第一に考えなければいけません。これを実践できた人だけが、営業として成果を上げることができるのです。