お客様にアポイントを取るとき、メールで連絡することは効果的です。メールであれば、商談の候補日をいくつか挙げることができるからです。都合の良い日時が書かれていれば、お客様も日程を選びやすくなります。
また、電話でアポイントを取ろうとすると、お客様が忙しいときにかけてしまうことがもあります。そうなると、お客様は営業マンの話をゆっくりと聞いてはくれません。そのため、アポが取れる確率が下がってしまいます。
しかし、メールであれば自分のタイミングで確認することができます。メールは双方にとって好都合な連絡手段なのです。
ただ、このように便利なツールであるメールでも、営業マンが守るべきルールが幾つかあります。ここでは、アポイントをメールで取るときに営業マンが気をつけるべきポイントについて解説していきます。
アポイントでは要件はひとつに絞る
アポイントを取るために送るメールで大切なことは、要件をひとつに絞るということです。アポを取ることが目的ですので、それ以外のことは書かないようにしてください。
例えば、前回お客様に会ったときの話題などをメールに記載する人がいます。具体的には以下のような内容です。
「前回おっしゃていた先週末の貴社のイベントはいかがでしたでしょうか」
「先日は弊社の新サービス◯◯のプレゼンの時間をいただきありがとうございました」
このように、アポイントを取ること以外の内容を書いてはいけません。お客様の集中がそちらにそれてしまう可能性があるからです。
もちろん、アポイントを取る目的に関連している内容であれば問題はありません。ただ、全く関係のない話をしてしまうと、お客様の関心がそこに向いてしまうことがあります。そのため、アポが取得できる確率が下がってしまうのです。
お客様の意識を「商談の日程を確定させる」ことだけに集中させるようにしてください。
アポイントのメールでは商品の説明はしない
アポを取るという用件だけに絞った方が良い理由について、具体例をあげて説明をしていきます。
例えば、新製品を紹介するためにアポイントを取ろうとします。このとき、多くの営業マンは商品の説明をしてしまいます。例を上げると、次のような文章です。
「今回の新製品は従来の複合機に比べて印刷速度が約1.5倍になっております。また、トナーの消費率を抑える設計になっており、他社と比較した場合にコストメリットが…… 」
製品の説明を入れてしまうと、その内容に関して質問や反論などを返されることがあります。これによって、メールでのやりとりが何回か続いてしまうことがあります。こうなってしまうと、アポ取得率が格段に下がってしまします。
もちろん、商品の概要を伝える必要はあります。しかし、特徴や機能などの細かい説明をメールでしてしまうと、その内容に関する質問をされる確率が高まるのです。
商品の詳細説明や質疑応答は実際に会ったときに行う、という意識を強く持ってください。そのための「アポイント取得」であることを認識しなければいけません。
ここで解説したメールを送るときのポイントは、とても細かい内容です。しかし、このような小さな工夫を積み重ねることで、アポイントの成約率は高まっていくのです。お客様がメールを受け取ったときに、どのような気持ちになるのかを真剣に考えなければいけません。
