ここでは、ビジネスメールの基本について解説します。営業活動において、お客様とメールのやりとりを行うことは頻繁にあります。このとき、気づかずに失礼なメールを書いてしまうと、信頼関係に大きく影響します。
そこで私がいつも注意しているポイントを以下の動画で解説しましたので確認ください。
長文メールはルール違反である
営業マンがメールを送るときには、「お客様は忙しい」という前提で考えることが大切です。従って、言いたいことが分からないダラダラとした長文メールは、読んでもらえないと考えておくべきです。そこで、メール全体を短くする必要があります。
私が特に注意しているのは、「敬語を省く」ということです。お客様が相手ですので、敬語を使うのは当たり前です。しかし、丁寧すぎる敬語を使うと長文になります。そこで、できるだけ敬語を省略することを意識してください。
例をあげて説明します。
＜例＞丁寧な敬語を使用する
| 件名：先日の新給料システムの件について |
| ビジネス商事株式会社 鈴木様 平素よりお世話になっております。 先日はお時間いただきまして誠に有り難うございました。 打ち合わせの時に、お話しさせて頂きました「新給料システム」 つきましては、以下の候補日より ・8月25日（月）13：00～14：00 お忙しいところ恐れ入りますが、 —————————————— |
文字数が多く、メールを開いた瞬間に読むことに抵抗を感じてしまいます。気持ちよく読んでもらえないと、アポイントを取れないどころか、返信さえ来ない可能性があります。そこで「不要な文章」と「敬語」をできるだけ省きます。以下に修正のポイントを説明します。
①まず相手先の社名や挨拶文は、できるだけ短くします。
ビジネス商事株式会社 → ビジネス商事
平素よりお世話になっております。 → お世話になります。
②提案の日程調整が趣旨ですので、先日のお礼は必要ありません。
先日はお時間いただきまして誠に有り難うございました。 → 削除
③丁寧な敬語を使っているため、文章が長くなりすぎています。また、この内容であれば、一文にまとめることができます。
打ち合わせの時に、お話しさせて頂きました「新給料システム」
について、改めてご説明のお時間を頂けませんでしょうか。
つきましては、以下の候補日より
鈴木様のご都合の良い日時のご指定をお願いできますでしょうか。
↓
先日お話した「新給料システム」の提案について
以下の日時より、ご指定をいただけますでしょうか。
④文末の挨拶文も簡素化します。
お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞよろしくお願い申しあげます。 → 宜しくお願い致します。
上記の通りに修正したメールが以下になります。文字数が少なく、メール全体に対してストレスを感じません。お客様も不快に感じることなく、文章を読むことができます。
＜修正例＞最低限の敬語にとどめる
| 件名：ご提案の日時について 新給料システム |
| ビジネス商事 鈴木様
お世話になります。 先日お話した「新給料システム」の提案について ・8月25日（月）13：00～14：00 宜しくお願い致します。 —————————————— |
お客様の視点に立ってメールを作成する
メールはこちらの都合で、一方的に送れるものです。そのため、意識をしないと自分の都合だけで送ってしまいます。相手の立場を考えていない失礼なメールは、誰も読んでくれません。返信がこないのは、あなたに原因があるのです。
要は、相手の視点に立ってメールを作成することが重要です。お客様がメールを開いてから、文章を読み、返事を書き、返信ボタンを押すまでの、全ての動作において何を感じるかを真剣に思い浮かべます。
営業は、「お客様がどう感じるか」を考える仕事です。ここで解説したメールのマナーに限らず、常にそれを意識して、日々の営業活動に取り組んでください。
