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「年末年始の挨拶」でアポが取れるメールの書き方・テンプレート

 

営業活動の中では商談以外でお客様に訪問することもあります。例えば、年末年始や新年度のタイミングにご挨拶で伺うときです。

 

お客様との良好な関係性を維持するためにも、このような機会は有効に活用しなければいけません。

 

そこで、確実にアポイントを取得するために成約率が高いメールの書き方について解説をしていきます。

 

 年末年始の挨拶のメールテンプレート
年末や年度の変わり始めはお客様も忙しいため、この時期が近づいたら早めにアポを打診することが大切です。また、他社の営業マンも同じように挨拶に来るので、お客様も時間に余裕がある訳ではありません。

 

このようにアポイントを取るときは、お客様の状況をイメージすることが大切です。そうすることで、どのようにアプローチすれば、お客様が時間を取ってくれるかが見えてくるからです。

 

そして、これらを踏まえたうえで、メールでお客様にアポイントの打診を行ないます。私が使用しているアポ取得のメールのフォーマットが以下になります。

 

ABCサービス 鈴木様

 

いつもお世話になっております。
アカデミア情報システムの山田です。

 

今年一年、大変お世話になりました。

 

とくに、○○のプロジェクトでは
格別のご配慮をいただき誠にありがとうございました。

 

つきましては、上司の○○と共に
ご挨拶に伺いたく
お時間を頂けませんでしょうか。

 

 ・8月25日(月)13:00〜14:00
 ・8月26日(火)10:00〜12:00
 ・8月26日(火)15:30〜17:00

 

上記の日程から30分ほど、
ご指定いただくことは可能でしょうか。

 

年末のお忙しいところ恐縮ですが、
何卒、よろしくお願い致します。

 

この文面の青字の箇所がポイントになります。この3つのポイントについて、それぞれ解説をしていきます。

 

1、一年間の活動を振り返る

 

「とくに、○○のプロジェクトでは格別のご配慮をいただき誠にありがとうございました」

 

最初に活動内容を簡潔に振り返るようにします。例えば、ご発注いただいた大型の案件や現在進行しているプロジェクトなどがあれば、それに対する感謝の気持ちを表現します。

 

そうすることで、あなたの会社とお客様が良い関係にあることを伝えることができます。

 

このように、お互いに取引が継続していることを冒頭で伝えることで重要感が高まり、よりアポイントが取れやすくなります。

 

たとえ、受注した商談がなかったとしても、提案させてもらったプロジェクト名などを記載するようにします。重要なことはビジネスパートナーの関係にあることを伝えることです。

 

2、上司と同行することを伝える

 

「上司の○○と共にご挨拶に伺いたく」

 

年末年始や新年度の挨拶で訪問するときは、必ずあなたの上司と一緒に訪問するようにして下さい。できれば営業部の部長クラスが望ましいです。上司と一緒にご挨拶をすることでより感謝の気持ちを伝えることができます。

 

そして、誰と一緒に行くのかをメールに記載するようにします。そうすることで、お客様側も誰が出席するべきかが判断できるからです。

 

例えば、あなたの営業部の部長と伺うのであれば、お客様側も部長の立場にいる方が同席してくれる可能性が高まります。

 

同じ役職の人が同席するのがビジネスマナーだからです。

 

そして、お互いの上司どうしが顔を合わせることに大きな意味があるのです。普段の商談には出席しないようなキーマンが関係性を構築することが年末挨拶の大きな目的だからです。

 

3、お客様に配慮をする表現を入れる

 

「年末のお忙しいところ恐縮ですが」

 

最後にお客様を気遣う文言を入れることです。前述の通り、お客様は忙しいのです。その忙しいなか時間を取ってもらうことに対して配慮しなければいけません。

 

このような一言を入れるだけでも、お客様が受け取る印象は大きく変わります。

 

お客様を気遣うのはビジネスマナーの基本です。そして、メールでアポイントを取るときにも、このビジネスマナーは存在するのです。

 

このように、年末年始の挨拶でアポイントとるとき、メール文面にはマナーや書き方のポイントが存在します。これらをきちんと実行することで、アポイントの成約率が高まることを理解しなければいけません。

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