営業の仕事術

メールは文章よりも「箇条書き」にすることでお客様に伝わる

ビジネスにおいてメールは、重要なコミュニケーションの手段です。もちろん、これは営業マンも例外ではありません。多くの営業マンはお客様とのメールでのやりとりを頻繁に行っています。

そのため、メールで「言いたいこと」を相手に伝える能力は、営業マンにとって大切です。営業の成果を左右する重要な要因であることは、営業マンであれば誰でも理解できるはずです。
そこで、ここではお客様に伝わるメールの書き方について話をしていきます。

箇条書きにすることで言いたいことが明確になる

ビジネスメールでは、簡潔に分かりやすい文章を書くことが基本です。しかし、伝えたいことを全て文章で書き並べていくと、長文になり主旨が伝わりにくくなります。長文のメールは最もお客様が嫌うため、ビジネスマナー違反です。

そこで有効な手段が、「箇条書き」です。短いメール文書の中で、言いたいことを明確に伝えるには箇条書きが適しています。

具体的な例をあげて説明します。まず全てを「文章」で伝えようとした場合、以下のようになりますです。

ABC商事 鈴木様
お世話になります。営業サービスの○○です。

15日の打ち合わせの際にご依頼いただいた、
顧客管理システムの製品説明をさせて頂きます。

また、ご注文いただいた名刺管理ソフトの納期についても報告します。

最後に、弊社で新サービスが提供開始になりましたので、
ご案内させていただきたいと思っております。

よろしくお願いします。

全体の文章量が多く、読み終えるまでにストレスを感じます。そこで、箇条書きを用いて以下のように簡潔にまとめます。

ABC商事 鈴木様
お世話になります。営業サービスの○○です。

15日の打ち合わせのですが、
以下の3つの内容を予定しております。

・顧客管理支援システムの製品説明
・名刺管理ソフトの納期について
・弊社の新サービスのご案内

よろしくお願いします。

このように、箇条書きを用いることで全体が短くまとまります。さらに、内容を短いフレーズで書き出していくことで、言いたいことが明確になります。

箇条書きによるメールを書くときのコツは、最初に「・」を打ってしまうことです。その後に文章を書き始めることで、短くまとめるための意識が強くなります。

そして、箇条書きに慣れてくると、メールを作成するスピードが格段に速くなります。言いたいことを文章に置き換える作業がなくなるからです。

メールの作成が遅い人は、文章を考えるのに時間がかかっているのです。数多くのメールを読み書きする必要のある営業マンにとって、書くのが遅いのは致命的です。

ここで解説した「箇条書き」のスキルを取りいれて、伝わるメールによって営業の成果をあげることを意識してください。