営業組織のマネジメントに「営業日報」は必要ない理由
多くの営業マネージャーは、部下に営業日報を書かせます。部下がお客様とどのように商談を進めているのか、日報によって把握しようと考えるからです。しかし、営業日報が有効に機能している企業はほとんどありません。
営業日報を書かせることで、部下のマネジメントをすることはできません。それどころか、部下にとって仕事のストレスにしかなっていないのです。営業マネジメントに、営業日報は必要ありません。
ここでは、日報が営業組織に必要ない理由について解説していきます。
営業日報は機能しない
営業日報が必要ない一番の理由は、予算達成に直結していない業務だからです。多くの企業で実施されている日報は、活動した内容を記録するだけのものになっています。言い換えれば、ただの「事後報告」に過ぎません。
マネージャーが把握しなければいけないのは、「予算達成するために部下がどう考えていて、どのように行動しようとしているか」です。
しかし、過去の事実である日報からは、それを把握することはできません。本来は、ネクストアクションまでを報告しなければいけないのです。
このように言うと、「それなら次の活動予定までを書かせればよい」と多くの管理職は考えます。確かにこれは、正しい意見です。営業日報のあるべき姿といえるでしょう。
しかし、そこまでの内容を記載するのは、とても骨の折れる作業です。一日に４～５件も訪問する営業マンなら、多くの時間がかかります。つまり、面倒くさいのです。
そのため、できるだけ簡潔に済ませようという考えが働きます。つまり、「やっつけ仕事」になります。仕事の精度が低いため、上司は商談を正確に把握できません。日報が機能しない理由がここにあります。
また、営業マンは営業日報の他にも、多くの事務処理をかかえています。例えば、提案資料や見積もりの作成といった業務です。これらは、営業活動において日報よりも優先順位が高い仕事です。
そのため、多くの営業マンは日報を書くことを後回しにします。これが、提出期限を過ぎたり、書くこと自体を忘れたりすることに繋がるのです。このような状態で、営業日報が機能するはずはありません。
上司は営業日報を読まない
部下に日報を書かせても、ほとんどの営業マネージャーは読んでいません。複数のメンバーが書いた日々の活動報告に目を通すのは、とても大変な作業です。だから、マネージャーは読まないのです。
私がIT業界で営業をやっていたときの話です。営業日報で受注になったことを報告しているにもかかわらず、クロージングの状況を聞いてきたことがありました。その営業マネージャーは、日報を全く読んでいなかったのです。
このように、営業日報が機能しない理由は、マネージャー側にもあるのです。
それでは、営業日報が機能しないのであれば、営業マネージャーはどのようにして部下の商談状況を把握すればよいのでしょうか。
答えはとてもシンプルです。一人ひとりと時間を取り、面と向かって話をすればよいのです。日報で報告させるよりも、直接、コミュニケーションした方が、上司は状況をより理解できます。
「予算達成に必要な活動は」「次のアプローチはどう考えているか」を聞き出して、その場でアドバイスすればいいのです。
営業マネジメントに、営業日報は必要ありません。部下に予算を達成させるために、営業マネージャーはどのように商談状況を把握すればよいかを考えるようにしてください。
