営業活動において、お客様に緊急で連絡を取らなければいけないときがあります。例えば、サービスの障害やトラブル対応などのケースです。
このような緊急時には、お客様と電話で直接話をすることが望ましいです。
しかし、移動で電車や車の中にいる場合、電話をかけることができない場合もあります。
このようなとき、自分の携帯電話やスマートフォンから、お客様のパソコン用メール宛に連絡を入れます。
緊急のときであれば、携帯からメールを送信することは失礼ではありません。ただ、携帯やスマホからメール送信するときには、守らなければいけないマナーが幾つかあります。
ここでは、携帯電話やスマホからお客様にメールを送るときのマナーについて解説していきます。
携帯メールのビジネスマナー
まず、最も気をつけたいのが、「携帯からの送信」であることを伝えることです。
携帯からメール文章を作成すると、どうしても簡単な内容になってしまいます。そのため、メールを受け取ったお客様は、次のように感じてしまいます。
ですので、お客様に「携帯から送っているので、簡潔な内容で失礼します」という主旨を伝えるようにしてください。
具体的には、携帯やスマートフォンのメール設定で、「携帯メールから失礼します」というような署名を設定しておくと便利です。
そうすることで、「緊急のときに誠意を持って対応してくれている」という印象をお客様に与えることができます。
このようなビジネスマナーがお客様との信頼を構築していくことを忘れてはいけません。
「携帯からの送信」であることを伝えよう
携帯やスマートフォンの注意点
また、キーボードの変換ミスにも、十分に注意しなければいけません。
とくに個人の携帯電話と併用している場合、友人に送ったメールの文言が変換ミスで入力されてしまうことがあります。
ビジネスに相応しくない文章によって、お客様の信頼を失いかねません。
緊急でメールを送る場合であっても、ビジネス慣用句や敬語をきちんと使うことを心がけてください。
さらに、緊急時の場合、相手も移動中などでパソコン用のメールがすぐに見ることができないケースも考えられます。このようなときは、お客様の携帯メールに直接、連絡するようにします。
このとき、携帯電話の通信会社に関係なくメッセージを送ることができる「ショートメッセージサービス（SMS）」が便利です。
これであれば、携帯のメールアドレスを知らなくても、電話番号が分かっている相手にメッセージを送ることができるからです。
SMSの正しい活用法
私がIT業界で法人営業を行なっていたときの話です。
私はある程度、関係性が築けたお客様とはこのショートメッセージで連絡を取っていました。
ただ、いきなりメッセージを送るのではなく、必ずお客様に事前に了承を取っていました。
前もってショートメッセージを使うことを伝えておけば、緊急時のときにお互いに活用することができます。
たとえば、アポイントの時間に遅れてしまうときに、直前に連絡を入れたいようなケースです。
パソコンのメールは常に立ち上げているとは限りません。しかし、携帯・スマホ宛のメッセージであれば、端末の画面に表示されるのでお客様も気づきやすいのです。
緊急時には確実に連絡を取ることが大切ですので、携帯宛の方が便利なのです。
このように、ビジネスマナーを抑えたうえで適切な連絡手段を選ばなければいけません。お客様の信頼を失わないためにも、携帯からのメール送信には十分に気を配るようにしてください。
