外出先から上司に報告するときに営業マンが守るべきルール

外出先から上司に報告するときに営業マンが守るべきルール

外出先から上司に報告をしなければいないときがあります。例えば、大型商談の進捗やクレーム対応のお客様の反応を伝えるときです。

会社にとっても重要な対応のため、速やかに上司に報告する必要があります。ただ、外出先から報告するときには、幾つかの点に注意しなければいけません。

ここでは、商談後に上司に報告するとに守るべきルールについて話をしていきます。

　外出先からの報告する手段
その場にいない上司とは、面と向かって話すことができません。そのため、メールか電話で外出先から連絡することになります。しかし、上司がすぐにメールを読むとは限りません。その ため、緊急性が高いときは電話で報告をするようにしてください。

今では多くの企業が、営業マンに一人一台の携帯電話を支給しています。そのため、確実に上司とコンタクトを取ることができます。

ただ、電話では相手の都合が分からないため、長時間の会話は避けなくてはなりません。打ち合わせの最中であったり、他の部下の相談を受けていたりすることがあるからです。

そこで、相手が知りたい事実だけを整理して、簡潔に伝えることが求められます。

　内容に応じて話を整理し、報告を行う
それでは具体的に、どのように報告すればよいのでしょうか。良い結果と悪い結果に分けて、それぞれポイントを解説していきます

まず、好 ましい結果であれば結 論だけを簡潔に伝えるようにしてください。例えば、上司も進捗を注目している商談の打ち合わせです。お客様から口頭で契約の内示をいただきました。

このとき、上司に伝えるべきポイントは以下の２つです。

・口頭で内示をいただいた
・提案内容に変更はない

企業にとって良い結果であれば、上司は至急な対応や社内で調整をする必要もありません。そのため、シンプルに結果だけを伝えるようにして、上司から質問があれば答えるというスタンスで臨んでください。

　悪い結果はスピード報告が命
一方で、好ましくない状況を上司に報告しなければいけないときです。この場合は、何よりもスピードを優先しなければいけません。その事実が分かった時点で、すぐに上司に連絡を入れるようにしてください。

営業マンは会社の代表としてお客様と接しています。そのため、会社の売り上げに大きく影響する商談や、企業の信用問題にかかわるようなトラブルは、早急に報告する必要があります。

まず、結果と原因を簡潔に伝えるようにします。例えば、次のような報告です。

「○○商事の打ち合わせが今、終わりました。ABCシステムの提案ですが、劣勢のようです。他社製品の方が価格が安く、現状はそちらで検討が進んでいます」

次に、対応策について自分の考えを話すようにします。例えば、以下のような内容です。

「ただ、社内の最終確定までは至っていないようです。そのため、明日の17時までであれば、見積もりの再提示も受け付けてくれるとの回答です。再度、見積もりを提示したと考えているのですが、値引きが可能かどうか、マーケティング部門に相談することはできませんでしょうか」

このように、迅速に報告することで、次の提案の準備にすぐに取りかかることができるようになります。さらに、早ければ早いほど時間がうまれ、さまざまな手段を検討することができます。進捗が思わしくないときは、何よりもスピードを優先して上司に報告をする必要があります。

自分の営業活動で最大限の成果をあげるため、外出先から上司に報告する正しいルールを理解するようにしてください。