「担当者変更の挨拶」でアポが取れるメールの書き方・テンプレート

人事異動により、営業の担当者が変わることがあります。このときは、後任の担当者とともにご挨拶に伺わなければいけません。

しかし、どのようにアポイントを取ればよいのか迷いますよね。

そこで、ここでは担当者変更の挨拶でアポイントが取れるメールの書き方とテンプレートを解説していきます。

アポイントが取れるメール文面

しばらく会っていないお客様からアポイントを取るときは、メールでのアプローチが適しています。電話よりメールの方が、売り込みのイメージが弱いからです。

さらに、候補日をいくつか提示できるので、電話よりも効率がよいのです。

そして、私が使っていたメール文面を以下に紹介します。

この文面の青字の箇所がポイントになります。この３つのポイントについて、それぞれ解説をしていきます。

ポイント１、後任の担当者を紹介する

一つ目のポイントが、後任の担当者を紹介する箇所です。このとき、後任の名前は必ずフルネームで伝えるようにしてください。

さらに、所属している部署を明確にするようにしてください。例えば、「同じ営業グループの石井が」というような内容です。

所属を明確にすることで、お客様があなたとの関係性がイメージできるからです。

ポイント２、目的を明確に伝える

後任の担当者と一緒に訪問したいということを明確に伝えるようにしてください。そうでないと、ただ単に担当者変更を知らせるためのメールだと思われてしまうからです。

自分の意思をしっかりと伝えることを意識しましょう。

そして、「本人とともに伺う」ということも伝えます。後任と一緒にお会いしたいことを伝えることで、お客様が了承してくれる確率が高まるからです。

ポイント３、自分の異動先を伝える

最後のポイントが、自分自身の異動先もしっかりと伝えることです。

これを忘れている営業マンはとても多いので注意してください。これは、今までお世話になったお客様に対するマナーです。

さらに、あなたが担当から外れても、お客様とあなたの会社との取引が終わるわけではありません。企業同士の付き合いは続くので、お世話になったお客様には移動先を伝えておくのが礼儀です。

このように、担当者の変更を伝えるときのメールには、営業マンが守るべきビジネスマナーが存在します。これらを守ることでお客様の信頼が高まり、よりアポイントが取れるようなるのです。

商談を作る大きなチャンスとなる

担当者変更は、比較的にアポイントが取りやすいです。お客様としても次の担当者と顔をあわせておきたいからです。

そのため、商談を作るためのチャンスとして最大限に活かしましょう。とくに、長い期間にわたって商談がなかった顧客であれば、商談を作るための準備をして訪問に臨みましょう。

商談と作るための準備としてやっておきたいことは、おもに２つあります。

これらは、最低限に必要な事前準備です。次から説明していきます。

１、顧客のホームページから最新情報の確認

まずは、お客様の最新情報を確認しましょう。ホームページから、最新のトピックスや注力している事業などをチェックしておきます。

この内容から、商談のきっかけを作ったり、雑談のネタにしたりすることもできます。

このような準備をしておくことで、商談はスムーズに進んでいくのです。

２、アップセル＆クロスセルの可能性をさがす

また、過去の取引履歴も確認しておきましょう。現状の商品の利用状況を聞いたり、サービスの不平不満がないかを確認したりすることができます。

さらに、過去の販売した商品やサービスから、アップセルやクロスセルの提案につなげられる可能性もあります。

「アップセル」とは、現状の商品よりも品質の高い（アップ）商品を提案することです。例えば、今使っているパソコンの「後継機種」を勧めるような提案です。

「クロスセル」とは、現状の商品に関連する（クロス）商品を提案することです。例えば、今使っているパソコンの「拡張用バッテリー」を勧めるような提案です。

このような提案ができないかを、過去の取引履歴を確認して考えてみましょう。

考え方としては、商談のきっかけを作るための「ネタ」を事前に見つけておくイメージです。

しっかりと準備をおこなって、アポイントが取りやすい「担当者変更の挨拶」を最大限に活かしましょう！