戦略的アポイント

「担当者変更の挨拶」でアポが取れるメールの書き方・テンプレート

人事異動により、営業の担当者が変わることがあります。このときは、後任の担当者とともにご挨拶に伺わなければいけません。

例えば、進めている商談があれば、そのタイミングで挨拶をすることができます。しかし、提案を進めている案件がなければ、長い期間にわたり会っていないというケースもあります。

そのため、この挨拶訪問を機に、商談のきっかけを掴みたいところです。

そこで、ここでは担当者変更の挨拶でアポイントを取るときのポイントについて解説していきます。

アポイントが取れるメール文面

暫くお会いしていないお客様からアポイントを取るときは、メールでのアプローチが適しています。電話よりメールの方が、売り込みのイメージが弱いからです。さらに、候補日を幾つか提示できるので効率的です。

そして、担当者の変更をお客様に伝え、アポを取得するときのメールには、幾つかのビジネスマナーが存在します。そこで、私が使っていたメール文面を以下に紹介します。

株式会社ABCサービス 鈴木様

いつも大変お世話になっております。
山田商事の村上です。

担当者変更についてご連絡させて頂きます。

4月の人事異動により、同じ課の佐藤一郎が
新たに貴社を担当させていただくことになりました。

つきましては、
本人とともにご挨拶に伺いたいと考えております。

以下の日程より
30分ご指定をいただくことは可能でしょうか。

 ・8月25日(月)13:00~14:00
 ・8月26日(火)10:00~12:00
 ・8月26日(火)15:30~17:00

私は広報部に異動となります。
今まで沢田様には大変お世話になり、本当に感謝しております。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。

この文面の青字の箇所がポイントになります。この3つのポイントについて、それぞれ解説をしていきます。

ポイント1、後任の担当者を紹介する

「同じ課の佐藤一郎が新たに貴社を担当させていただくことになりました」

一つ目のポイントが、後任の担当者を紹介する箇所です。このとき、後任の名前は必ずフルネームで伝えるようにしてください。

さらに、所属している部署を明確にするようにしてください。例えば、「同じ営業グループの石井が」というような内容です。所属を明確にすることで、お客様があなたとの関係性がイメージできるからです。

ポイント2、目的を明確に伝える

「本人とともにご挨拶に伺いたいと考えております」

後任の担当者と一緒に訪問したいということを明確に伝えるようにしてください。そうでないと、ただ単に担当者変更を知らせるためのメールだと思われてしまうからです。自分の意思をしっかりと伝えることを意識してください。

そして、「本人とともに伺う」ということもハッキリ伝えましょう。後任と一緒にお会いしたいことを伝えることで、お客様が了承してくれる確率が高まるからです。

ポイント3、自分の異動先を伝える

「私は広報部に異動となります」

最後のポイントが、自分自身の異動先もしっかりと伝えることです。これを忘れている営業マンはとても多いので注意してください。これは、今までお世話になったお客様に対するマナーです。

さらに、あなたが担当から外れても、お客様とあなたの会社との取引が終わるわけではありません。企業同士の付き合いは続くので、お世話になったお客様には移動先を伝えておくのが礼儀です。

このように、担当者の変更を伝えるときのメールには、営業マンが守るべきビジネスマナーが存在します。これらを守ることでお客様の信頼が高まり、よりアポイントが取れるようなるのです。ここで解説した基本をおさえて、確実にアポイント取得するために日々の営業で実践してください。