お客様先に訪問して商談をおこなうとき、営業マンは応接室や会議室に案内されます。
このとき、座るタイミングや座席の位置などは、ビジネスマナーの基本です。しっかりと身につけておかなければいけません。
そこで必要になるのが、「席次・席順」のマナーと、「上座・下座」の考え方です。これについて、解説していきます。
上座・下座を正しく理解する
お客様先に訪問して受付を済ませると、打ち合わせ場所に案内されます。
このとき、応接室でも会議室であっても、「失礼します」と言ってから入室してください。
たとえ、部屋に誰も居なかったとしても、必ず一声かけます。
そして、ポイントの席順です。ビジネスマナーの基本では、お客様が上座で営業マンが下座になります。
「上座」というのは、その部屋で最も良い座席のことを指します。目上の人やお客様に対する敬意の意味を込めて、上座に座っていただくのがマナーです。
たとえば、以下のような会議室で椅子が４席あったとします。
このとき、入り口から一番遠い、１番の席が上座になります。
一番奥の席が、入口も含めた部屋全体を見渡すことができるため、最も良い席、つまり「上座」という捉え方です。
そして、入口に近づくにつれて「下座」になります。
上記のような応接室の場合、１・２が上座でお客様用になり、３・４が下座で営業マンが座るべき席になります。
訪問先では「来客者」である
しかし多くの場合、営業マンがお客様の会社を訪問すると、「来客者」として扱ってくれます。
そのため、上座に座ることを案内されます。
たとえば、「奥の席にどうぞ」と上座を案内されたときは、それに従って問題ありません。
ただし、本来は下座に座るべきであることを覚えておきましょう！
営業マンによっては、案内されなくても上座の席に向かう人がいます。営業マンは、「来客者」ではないことを認識しなければいけません。
接待のときも基本は一緒
また、この上座・下座の考え方は、応接室や会議室だけでなく接待などで利用する和室にも適用されます。
同様に入口から遠い席が最上位の席で「上座」、入口に近いほうが「下座」になります。
このように、「上座・下座」の意味を正しく理解しておくことで、あらゆるケースでも応用することができるのです。
たとえば、あなたが上司に誘われて飲みに行ったときです。上司を上座に案内することで「社会人のマナー」が備わっていることを示すことができます。
会議室で着席するタイミングは？
座るべき席順を理解したら、次は着席するタイミングについて解説していきます。
受付の方に応接室や会議室に案内されてから、「こちらで少々お待ちください」と言われることがあります。そして、多くの人がこのタイミングで着席してしまいます。
しかし、お客様が部屋に来るまでは、椅子に座ってはいけません。
なぜなら、上座に案内されたとしても、前述の通り営業マンは「来客」ではないからです。
たとえば、受付の担当者に、「どうぞ座ってお待ちください」と言われることがあります。
それでも、決して座ってはいけません。営業マンは、お客様が入室するまで何分間でも、立ったままで待つようにしてください。
お客様が入室したら
また、お客様が入室してきたからといって、すぐに座っていいわけではありません。
必ずお辞儀をして、次のような挨拶をおこなってください。
本日はお忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございます
そして、お客様に勧められてから席に座るようにしましょう。
たとえば、「どうぞお座りください」というお客様の言葉を待ってから着席するのです。
席に座るタイミングといのは、とても些細なことです。しかし、このような振る舞いを、お客様はしっかりと見ているものです。
ビジネスマナーでお客様の信頼を失わないためにも、ここで解説した「席次席順」と「着席のタイミング」は正しく理解するようにしてください。
営業活動において、お客様との信頼関係は大切です。
その第一歩が社会人としての常識であるビジネスマナーなのです。
「席次席順」と「着席のタイミング」は信頼関係の第一歩
