ここでは、仕事のタスク管理について解説します。タスク管理には色々なやり方があります。手帳にメモを書いたり、パソコンのスケジュール表に入れたりするなど、人によって様々です。
そこで私が行っている、確実に仕事をこなす管理手法を紹介します。
忘れることを前提に仕事を進める
仕事を進めていると、次々に「やるべきこと」がでてきます。その業務を確実に処理していくと、成果につながります。しかし、多くの仕事をかかえていると漏れがでてきます。重要ではない業務は後回しにすることが多く、そのまま忘れてしまうことがよくあります。
人間は忘れる生き物です。他人が話しかけてきて、わずか数十秒の会話をしただけでも、考えていたことが頭の中から消えてしまいます。ほんの数秒間、ネットに出ている広告に気が向くだけでも、思っていたことを忘れてしまいます。
そこで、タスク管理が必要になります。やるべき業務を、漏れることなく処理するために、自分をマネージメントするのです。例えば、ノートに書き出しておいたり、付箋にメモをしてパソコンに貼り付けておいたりと、忘れないための対策方法があります。
その中でも、私が行っている「確実に仕事を管理する方法」があります。それは、メールを使うことです。
例えば、社内会議をしているときなどに、ふと自分がやるべき仕事を思い出すことがあります。「あっ！ 今日は先週末に、見積書を提出した鈴木商事様の稟議決済がおりる日だった。夕方にその結果が出るといっていたので、あとで平松課長に電話してみよう」というように、パッと頭の中にでてくるのです。
このような時には、私は自分宛てにメールを送ります。やるべきタスクをメモ書きにしてメールを送るのです。そのメールが自分宛てに届き、あとでメールボックスで確認することになります。これによって「忘れる」ことを防ぐのです。
例えば、「鈴木商事平松様 稟議進捗 電話」とメールします。コツはメールの件名の欄に、タスクを書くことです。
＜例＞タスクメール
| 件名：鈴木商事平松様 稟議進捗 電話 |
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件名を見ただけで、やるべき事が分かるようにします。いちいちメール本文を開く手間をなくすためです。そしてメールの開封をしないで、そのタスクが完了した時点でメールを削除するのです。
社内メールには、頻繁に目を通します。事務所にいるときだけでなく、移動中にスマートフォンなどでも確認ができます。自分が仕事中に接する機会が多い「媒体」を利用することで、確実に忘れることを防げます。
さらに未読のメールが残っていると気になるため、早く終わらせたいという心理が働きます。自分の感情をうまく利用して、タスクをコントロールするのです。
以前の私は、ノートに書き出して管理していました。しかしノートを見ること自体を忘れてしまい、多くのタスク漏れが発生していました。そこで、このメール管理の手法に変えると、確実に仕事をこなせるようになったのです。
小さな業務でも、確実にこなしていくことで成果に繋がります。「タスク管理を徹底すると結果に繋がる」ことを意識して、日々の営業活動を行ってください。
