お客様からアポイントが取れる営業マンのメールの書き方のコツ

お客様からアポイントを取るとき、メールを使うと効率的です。メールはお互いの都合の良いときに読み書きできるため、時間のロスが少なくて済むからです。また、文章という記録に残るので、後から商談の日程などを確認したいときにはとても便利です。

営業マンにとってメールは、お客様とのコミュニケーションの手段として、無くてはならない存在になっています。

しかし、メールは文字や文章だけで、お客様に意図を伝えなければいけません。そのため、しっかりと読み手の気持ちになって、メールを書く必要があります。お客様に言いたいことが伝わらなければ、アポイントが取れる確率は下がってしまいます。

そこで、ここではメールでアポを取るときに気をつけるべきポイントについて解説していきます。

アポイントは営業マンから候補日を指定する

アポイントの打診を行うとき、お客様の都合の良いスケジュールを聞こうとする営業マンがいます。例えば、次のようなメールの文章です。

「来週の前半で幾つか都合の良い日程を頂けませんでしょうか」

しかし、これはやってはいけません。アポの取得率が格段に下がるからです。なぜなら、自分のスケジュールを確認して、候補日を洗い出すという作業は面倒くさいからです。

そのため、お客様から返信が来ない確率が高いのです。打ち合わせの候補日については、必ず営業マンから提示するようにしてください。例えば、以下のような内容です。

このように、自分が訪問できるスケジュールを伝えて、その中からお客様に選んでもらうようにしてください。つまり、「候補日を洗い出す」という作業を営業マンが行うのです。お客様の手間を省いてあげることで、アポが取れやすくなります。

このとき、時間は必ず24時間表記で伝えるようにしてください。業界によっては、朝8時から始業する会社もあります。そのため、「8時」では朝なのか、夜なのか迷う人もいるからです。

お客様が選びやすい工夫

また、候補日は最低でも3個あげるようにしてください。選べる選択肢が少ないと、お客様のスケジュールに合わないことがあるためです。当然、アポが取れる確率が下がってしまいます。

さらに、日付には必ず曜日を記載するようにしてください。これは、自分のスケジュールを曜日で把握している人が多くいるためです。

例えば、「水曜日の午前中は◯◯社との定例ミーティング」というような覚え方です。このように、頭にインプットしている人は多いです。そのため、お客様は曜日を見たときにすぐに判断できるのです。

このような小さな工夫が、メールでアポをとるときにはとても重要です。お客様に立場にたって、読みやすいメールを書かなければいけません。メール自体にストレスを感じてしまっては、お客様がアポを承諾してくれるわけはありません。

営業マンは、お客様がメールを読むときの気持ちを真剣に考える必要があります。そうすることで、アポイントの取得率を格段に高めることができます。お客様の立場になって考えることが営業の基本であることを理解しなければいけません。