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逆算思考で営業活動のスケジュールを効率化する方法

 

営業マンは日々、多くの仕事を抱えていいます。お客様への対応はもちろんのこと、社内の会議や営業日報の報告などの数多くのやるべきことが存在します。

 

そこで重要になるのがスケジュール管理です。ひとつひとつの仕事にかかる時間を想定して、計画的に取り組む必要があります。スケジュールを立てずに闇雲に進めると、締め切りに間にあわなくなる可能性が高いからです。

 

そして、スケジュールを計画するときに役に立つ考え方が、「逆算思考」です。逆算思考とは、その仕事に必要な作業と時間を洗い出して、それによってスケジュールを組み立てていくという考え方です。

 

ここでは、営業活動を効率化するための逆算思考によるスケジュールの立て方について話をしていきます。

 

 達成に必要なタスクと時間を洗い出す
仕事には必ず期限があります。例えば、提案書の提示です。お客様の検討状況や稟議申請の都合に合わせて、その期限までに書類を提出しなければいけません。営業日報であれば、「その週の活動は翌週の月曜日までに提出しなければならい」というような社内ルールがあります。

 

この締め切りまでの期間によって、仕事を進める順番を組み立てていくことが重要です。急ぎの仕事があれば、優先して取り組まなければなりません。期限までに余裕があれば、後回しにすることができます。

 

このとき、「逆算思考」を取り入れると効率よくスケジュール管理することができます。

 

例えば、お客様に見積りを提出するときです。最初に「見積りの提示」に必要なタスクを全て洗い出します。そして、それぞれがどの程度の時間が必要かを想定します。例えば、以下のようになります。

 

・メーカーから製品Aの原価見積りを取得(3日)
・販売店から製品Bの原価見積りを取得(4日)
・見積り作成(半日)
・上司への見積り内容の説明と承認(1日)
・見積りをメールで送付、その後に電話でフォロー(半日)

 

次に、時間の重なりを考えます。今回の例でいえば、製品A、Bの取得は同時並行で進めることができます。両方の原価が揃うまでに4日間かかることになります。

 

上記の例でいえば、「4日間」が最も時間がかかるタスクになりますので、真っ先に取りかかれば良いのです。このように、タスクにかかる時間を洗い出し、そこから現在に遡って(逆算して)優先順位をつけていくのです。

 

 柔軟なスケジュール修正が可能
また逆算思考で考えることで、スケジュールの修正もつけやすくなります。例えば、先ほどの例であると、見積り提示までに6日間の時間を要することになります。

 

4日+半日+1日+半日 =合計6日間

 

しかし、お客様が5日後までに見積りを欲しがっているとします。このとき、逆算思考でタスクを洗い出しておけば、どこを早めればよいのかが明確になります。

 

例えば、4日間かかる「製品Bの原価取得」を一日前倒しすれば間に合うことになります。そのため、「製品Bの販売店との交渉」を真っ先に行えばよいのです。このように、スケジュールのどこを修正すればよいのかがハッキリします。

 

逆算思考でスケジュールを組み立てておくことで、柔軟な対応が可能になります。

 

お客様との信頼関係が重要である営業マンにとって、期限を守ることは絶対です。ここで解説した逆算思考を取り入れて、効率的なスケジュール管理を行うようにしてください。

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