ここでは、メールのテンプレートについて解説します。営業が送るメールには様々なケースがあります。注文に対する御礼から、担当者変更の案内などの用途があります。これらのメール文面を定型化しておくと、実際に送るときの手間が省けて便利です。
そこで私が行っている、テンプレートの活用方法を紹介します。
営業のメールテンプレートの作成
営業は自分にあったメールのテンプレートを作成する必要があります。これは、実際に上司が送っている文面や、お客様や取引先からきたメール本文などを参考にしましょう。また書店のビジネスコーナーにも、多くの「教科書」がありますので活用できます。
例文はシチュエーションごとに作っておきます。例えば、「担当者変更で挨拶訪問した後に送るメール」「接待を受けたお礼を伝える文面」などです。例えば、御礼メールのテンプレートであれば以下のように作成します。
＜例＞御礼メール テンプレート
株式会社●●
●●様
いつもお世話になっております。
営業サービスの山田です。
本日はお時間を頂きまして、有り難う御座いました。
前任に代わり、
新たに貴社の担当をさせて頂きます。
今後も引き続き、
貴社のお役にたてるよう取り組んでいく所存です。
まずは取り急ぎ御礼のみで失礼いたします。
【接待受ける・御礼】______________________________________
株式会社●●
●●様
いつもお世話になっております。
営業サービスの山田です。
昨日は宴会の席を設けていただき、
誠にありがたく御礼を申し上げます。
普段とは違う会話ができて、
非常に有意義な時間を過ごすことができました。
メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎ、お礼申し上げます。
【接待した・御礼】________________________________________
株式会社●●
●●様
いつもお世話になっております。
営業サービスの山田です。
…… ……
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営業のメールテンプレートを常にデスクトップに置いておく
自分で作成したテンプレート文は、メモ帳（テキストファイル）にしてデスクトップに置いておきます。実際にメールを送るときには、メモ帳を開き、例文をコピーして張り付けます。あとは、「社名」や「担当者名」などの、必要な箇所を修正して完成です。
営業のメールテンプレートの本当の目的とは？
テンプレート化する目的は、作業を単純化することにあります。その都度、メール本文を書いていると、時間がかかり面倒です。面倒臭さを感じてしまうと、後回しにしたり、送らなかったりしてしまいます。
実は私がテンプレート化をしている、本当の理由がここにあります。
仕事を簡単にしておくことで、「自分がすぐに取り掛かれる状況」を作っているのです。わずか数十秒でできるように事前準備をしておくことで、抵抗感をなくしているのです。「御礼メール」の必要性が分かっていても、実際に送らなければ意味がありません。
営業がやるべき業務には、それほど難しいものはありません。営業マンであれば誰でも知っていて、理解できることばかりです。それでも営業マンの成績には、差が生まれます。この差は、「やるか、やらないか」の違いだけです。
お客様のためになる事を、どれだけ実践できたかで成果が決まります。どんなに面倒臭いことでも、きちんと実行できたかどうかで数字が決まります。
ここで紹介したメールのテンプレートに限らず、「いかに自分を行動させるか」を考えて、日々の営業活動を行うようにしましょう。
