営業マンは、お客様や上司から資料の作成を求められることが良よくあります。このとき、相手の要望を１００％満たした資料を完成させることはできません。なぜなら、相手の思いを完全に理解することは不可能だからです。
そのため、営業マンの推測で仕事を進める部分も少なくはありません。その結果、依頼者の望んでいたものとは違う資料ができ上がることがあります。
お客様や上司の望んでいる資料でなければ、作成した努力も水の泡になります。時間も労力も無駄になるため、営業マンとしてはこの状況を避けなくてはいけません。
そこで、ここでは相手の期待に応えるための資料作成の進め方について話をします。
最初に大枠の骨組みを伝える
資料作成を依頼されたとき、営業マンは取りかかる前に全体の骨組みを確認することが大切です必要があります。全体の骨組みとは、「資料の目的」「必要な情報」「期限」などの基本情報です。
例えば、上司から営業グループの予算進捗の資料作成を依頼されたとします。役員会議で報告が必要なため、そこで使う資料が欲しいとの要望です。このとき、必ず上司が望んでいる資料の全体像を必ず確認しますしょう。
例えば、以下のような内容ですを尋ねます。
「グループの目標予算に対する本日時点での進捗が分かればよろしいでしょうか。数字は、受注・売り上げ・利益の３つをグラフで表す方法で問題ありませんか」
このように、資料の枠組みとなる基本情報をしっかりと聞き出しておきます。そうすることで、お互いの認識のズレを可能なかぎり少なくすることができます。
事前に確認をしない場合、自分の思い込みが膨らんでしまいます。例えば、次のように考えて作業に取り組み始めます。
「何が売れているのか分かるように売り上げの内訳も入れておこう。内訳の比率もを円グラフにしておけば分かりやすいだろう」
このように、自分の想像だけで資料を作成してしまいます。そのため、相手のニーズにあわなかったり、必要以上に時間をかけてしまったりします。
依頼する側は、「この説明で通じるだろう」と思い込んでいます。一方で、依頼を受けた方も「こういう事だろう」と自分の想定で進めてしまいます。
しかし、コミュニケーションにおいて、完全に自分の意思が伝わることはありません。どんなにれだけ細かく指示を出したとしても、認識のズレは必ず発生します。そのため、「大枠の骨組み」を事前に確認することが大切になるのです。
３割進んだところで中間報告をおこなう
量の多い企画書や提案書の作成を依頼された場合、全体の３割ができ上がったところで中間報告を行います。そうすることで、相手の期待に近づける成果物を完成させることができます。
全体の３割という早い段階で報告を行うことで、全体を修正するのが容易になります。作業にかけた時間も労力も少ないため、最初に戻ってやり直すことに抵抗がないからです。
しかし、７割ほど完成した時点で上司に間違いを指摘されても、そこまでに多くの作業をこなしています。そのため、後戻りすることを嫌がり、大幅な修正を加えることをためらいます。その結果、相手の期待から外れた資料ができ上がります。
つまり、早期に中間報告をすることで、確実に依頼者の要望に近づけることができるのです。
上司やお客様の依頼内容を、完全に把握することはできません。必ずお互いの認識には必ずズレが発生します。この前提を理解することで、営業マンは相手の期待に応える資料作りができるようになります。
