仕事には、挨拶文や定型文といったビジネス文書があります。しかし、提案書には絶対的な基本が存在しません。
そこで、提案書に盛り込むべきポイントを理解しておくことで、お客様に響く資料を作成することできます。ここでは、提案書の基本構成について解説します。
提案書に必要な基本項目をおさえる
基本となる構成では、始めにお客様のニーズを提示して提案の目的を理解してもらいます。次にそのニーズを解決するため、提案の結論を伝えます。そして、勧める商品やサービスを説明していきます。
この流れでストーリーを進め、「表紙」や「目次」をつけて提案資料として完成させます。また必要に応じて「見積もり」や「納品スケジュール」を付け加えます。
・お客様名・タイトル
・提案する日付、提案者名（企業名）
２、目次
提案書が複数枚に及ぶ場合は、目次を入れます。ページには必ず通し番号を入れて、タイトルとページ数を目次に記載します。例えば、以下のように表記します。
目次
１、現状の課題 …P3
２、○○導入による効果 …P4
３、○○サービス …P6
３、現状の課題、ニーズ
始めに「提案書」の目的を伝えます。そのために、お客様が抱えている現状の問題点は何かを確認し、提案によって解決されるゴールを示します。例えば、次のように記載します。
「現在の購買業務は承認フローが煩雑で時間を必要とするため（課題）……、○○サービスを利用することでこの課題を解決することができます。（ゴール）」
４、提案の結論
前項の課題を解決するために「何が必要か」を示し、実現するための提案の「結論」を伝えます。例えば、次のような内容です。
「当社の新製品である○○サービスをご利用いただくことで承認フローの簡素化が可能です」
５、提案内容
次に、提案する商品やサービスの詳細な説明をします。品質の優位性を高めるために、他社製品との比較データや購入事例などを盛り込むと効果的です。
また製品説明だけではなく、「購入後にお客様がどうなるか」をイメージできる内容をいれておくことが重要です。
さらに、購入後に受けることのできるサポート内容やアフターサービスがあれば、しっかりと提示することが必要です。
６、見積もり
お客様が負担する費用を明示します。提案する商品やサービスによっては、数パターンの価格を提示してお客様が検討できるようにします。
見積書とは違い、あくまでもお客様が検討するための「提案書」であることを意識する必要があります。
７、納品スケジュール
お客様が希望する納期を確認しておき、納品までのスケジュールを表します。申し込みをいただいてから、作業や処理などがある場合は図表化するなどして視覚的に分かりやすいようにします。
ここであげた基本ポイントをおさえたうえで、お客様のニーズにあわせた資料作りを意識してください。定形やフォーマットなどに固執する必要はありません。お客様によってニーズは異なるからです。
お客様の要望を叶えることが営業の目的です。このことを意識しながら、提案書の作成を進める必要があります。
