働き方改革によって、会社の残業規制が厳しくなりました。どのような業界の営業マンであっても、思うように残業ができなくなったのではないでしょうか。
限られた時間で成果をあげるには、営業の生産性を高めるしかありません。
しかし、具体的に何をすれば良いのか、分からない営業マンも多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは営業の生産性高めるための７つの施策について解説していきます。
営業の生産性を高める７つの施策
まず、日本人の労働生産性の現状について話をしていきます。
「世界各国と比較した場合、日本の労働生産性は低い」という話を良く聞きますよね。
実際のところ、どのような現状なのかデータを見ていきたいと思います。
日本人の生産性は21位
就業者 1 人当たり労働生産性を国際的に比較した場合、日本は36カ国中21位に位置づけています。（2017年）
労働生産性とは、国内総生産（GDP）を就業者数で割った数値で、以下の式で算出されます。
労働生産性 = 国内総生産（GDP）／就業者数
2017年における日本の就業者1人当たり労働生産性は、84,027ドル(837万円)でした。
これは、アメリカと比較すると分かりやすいと思います。
アメリカの労働生産性は127,075ドルですので、日本は約3分の2に値します。つまり、日本人の労働生産性は、アメリカの約3分の2しかないのです。
この数値からも、どれほど日本の生産性が低いのかが分かると思います。
「海外と比べると、日本の労働生産性は低い」と言われる背景には、このようなデータがあるのですね。
※引用元 公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較 」より
日本人の労働生産性が低い理由は様々ありますが、人口減少や少子高齢化による労働力不足が関係していることは間違いありません。
だからこそ政府は、働き方改革によって労働生産性の向上に取り組んでいるのです。
それでは、われわれ営業マン個人は、生産性を高めるために具体的に何に取り組めば良いのでしょうか。
私自身が実践しているのが、次の7つの取り組みです。
１、スキマ時間を有効に使う
２、時間短縮に徹底的にこだわる
３、まずはスケジュール作成から
４、タスクを分解して管理する
５、苦手な仕事は避ける
６、健康管理
７、残業をなくす
それでは、ひとつずつ解説していきます。
１、スキマ時間を有効に使う
最初の施策が、スキマ時間を有効に活用することです。とくに、外回りが多い営業マンにとっては、移動の時間というスキマ時間の使い方は重要なテーマです。
スキマ時間とは、営業活動における仕事と仕事の合間で、仕事をしていない時間を指します。このスキマ時間を有効に活用することで、生産性を高めていくのです。
1-1 何をするかを決めておく
スキマ時間を有効に使うためのポイントは、事前に何をするかを決めておくことです。
例えば、次のようなタスクです。
・メールチェック
・メールの送信
・資料確認
・訪問同行者との打ち合わせ
このようなタスクであれば、お客様先に向かう電車の中でも十分にこなせます。事前にやるべきことを決めておくことで、「何をやるか迷う時間」を省くことができます。
1-2 頭の中でも仕事はできる
現在では、ほとんどの営業マンがスマートフォンを支給されています。そのため、移動中の電車の中でも会社用メールの送受信ができるようになりました。
しかし、長文のメールを書かなければいけないときには、スマートフォンは向いていません。事務所に戻ってからパソコンでメールを作成する方が効率的です。
このような場合は、どのような内容でメールを書くのかを頭の中で考えるようにしましょう。
例えば、次のように考えるのです。
１つ目の質問は、「ABCサービスは無料ですので月額料金は変わりません」という内容で回答しよう。２つ目の質問は、関連部門に確認中であることを伝えて、しばらくお待ちいただくように伝えよう。
このように、メール文章を頭の中で作りあげておくのです。そうすることで、事務所に帰ったときに、すぐにメールを完成させることができます。
このように、スキマ時間は徹底的に有効活用しましょう。
２、時間短縮に徹底的にこだわる
営業の生産性を高める２つ目の施策が、時間短縮にこだわることです。
時間短縮とは、日常業務における作業時間を短縮するための操作や対策です。
2-1 ショートカットキー
まず、パソコン操作における時間短縮が「ショートカットキー」です。ショートカットキーとは、マウスで行う操作の代わりにキーボードのキーの組み合わせでパソコンの操作を行うことです。
例えば、パソコンで複数のウィンドウを開いているときに、［Alt］キーを押しながら［TAB］キーを押すと、ウィンドウが一覧表示されて選択することができます。
また、キー［Ctrl］+［C］で書式をコピーできるというような、文章や資料作成に便利なショートカットキーもあります。
キーボードだけの操作で済むので、マウスで操作するよりも短時間で操作できます。実際に短縮できる時間はわずかです。
ただ、キーボードからマウス、そしてマウスからキーボードというような移動の繰り返しは、思ったよりも時間を消費しているのです。
営業に役立つショートカットキー
| 操作内容 | キー操作 |
|---|---|
| コピー | ［Ctrl］ + ［C］ |
| 貼り付け | ［Ctrl］ + ［V］ |
| 元に戻す | ［Ctrl］ + ［Z］ |
| すべてを選択 | ［Ctrl］ + ［A］ |
| 検索 | ［Ctrl］ + ［F］ |
| ウィンドウをすべて非表示 | ［Windows］ ＋ ［D］ |
| タスクビュー | ［Windows］ ＋ ［Tab］ |
| アプリケーション終了 | ［Alt］ + ［F4］ |
| スクリーンショット | ［Alt］ + ［PrintScreen］ |
2-2 単語登録
ショートカットキーと同じくパソコン操作で活用したいのが、「単語登録」です。
単語登録とは、パソコンの入力ソフトに良く使う単語を登録しておくことです。
例えば、「お世話になります。」という文章を「お」の変換で入力できるように登録しておきます。そうすることで、キータッチの回数を大幅に減らせるので、文字入力のスピードを格段に早めることができるのです。
参考までに、私が単語登録している内容を紹介しますので、参考にしてください。
| よみ | 単語 |
|---|---|
| お | お世話になります、●●社の山本です。 |
| よ | 宜しくおねがいします。 |
| あ | yamada@alterna-sales.com （メールアドレス） |
| け | 080-1234-5678 （携帯電話の番号） |
| じ | 〒123-4567 東京都足立区東千住5-4 （事務所の住所） |
2-3 テンプレート
時間短縮として３つ目におすすめするのが、「テンプレート」の作成です。テンプレートとは、メール文章や提案書における雛形、定型文のことを指します。
例えば、提案書の表紙や目次、自社の紹介ページなどは、提案内容にかかわらずフォーマットとして流用することができます。このようなページは、テンプレートとして作成しておくのです。
そうすることで、提案書作成における時間を大幅に短縮することができます。
また、メールも定型的な文章や型を使うことが多いので、ケースバイケースのテンプレートを用意しておくと時間短縮に繋がります。
例えば、「初回訪問の御礼メール」「年度末挨拶の依頼メール」というようにテンプレートを作っておくのです。
これらのテンプレートを活用すれば、会社名や担当者名を変えるだけでメール文章が完成するので、時間を短縮することができます。
なお、メールのテンプレートに関しては以下の記事で詳細を解説しています。
３、まずはスケジュール作成から
生産性を高めるためには、スケジュール作成が重要です。スケジュールを立てることで、仕事に対する時間配分が明確になり、効率的に営業を進められるからです。
まず、朝出社したら、その日のスケジュールを必ず立てるようにしましょう。いきなり仕事に取りかかる人もいますが、まずはスケジュールを立てた方が効率的です。
私自身も、朝一番の仕事は、その日のスケジュールとタスクを確認することか始めています。朝一番のスケジュール作成を習慣にしましょう。
3-1 スケジュールは余裕を持って
スケジュールは、計画どおりに進めるよりも、状況にあわせて柔軟に変更する方が大切です。急なお客様からの見積り依頼などが入ることがあるからです。
そのため、スケジュールは詰め込み過ぎず、常に30分前後の空白時間が持てるように計画を立てましょう。
時間を無駄にしないために、スケジュールをぎっしりと埋める営業マンがいますが、これは良くありません。
予定時間がひとつ遅れると、後ろにある全ての仕事に影響が出てしまい、かえって生産性が悪くなるからです。
時間にゆとりがあるからこそ、落ち着いて仕事に取り組むことができ、生産性が高まるのです。
４、タスクを分解して管理する
そして、スケジュールと同様に重要な仕事が「タスク管理」です。タスクとは、ひとつひとつの仕事のことを指します。
タスク管理のポイントは、タスクを分解して管理することです。最小の単位のタスクに細かく分解して、それぞれのスケジュールや時間配分を決めていくのです。
例えば、「提案書の提出」というタスクです。まずは、最小の単位にこのタスクを分解していきます。
タスク分解の例
①情報収集 ②提案書作成 ③途中経過のレビュー ④提案書作成と修正 ⑤最終レビューと承認 ⑥提出
このように細分化をしてから、それぞれのスケジュールを立てていきます。そうすることで、抜け漏れがなく、効率良く進めることができます。
例えば、「金曜日は部長が出張なので、木曜日の午前中にはレビューと承認を終わらせておく必要があるな」というようにスケジュールを立てられるのです。
4-1 ToDoリスト
そして、細分化したタスクを管理するときは、「ToDoリスト」が最も効率的です。ToDoリストとは、やるべきタスクを全て書き出して管理する方法です。
ToDoリストの作り方は、次の３ステップです。
１、タスクを洗い出す
２、優先順位をつける
３、優先順位に従ってスケジュールを立てる
まず、その日にやるべきタスクを洗い出し、全て一枚のメモに書き出します。そのタスクの緊急性や重要性から取りかかる順番を決めて、スケジュールを立てていきます。
そして、タスクが完了したら、そのタスクに斜線を入れて消していきましょう。そうすることで、全体の進捗が把握できるようになります。
そして、全体の進捗が把握できることで、時間配分もできるようになるというメリットもあります。
例えば、「まだ３つのタスクが残っているのでスピードをあげよう」というように時間配分ができるのです。
なお、ToDoリストに関しては以下の記事で詳細を解説しています。
５、苦手な仕事は避ける
そして、仕事の生産性を高めるためには、苦手な仕事は避けることも大切です。苦手な仕事は時間がかかり過ぎるケースが多く、非効率だからです。
そのため、苦手な仕事はゼロにするか、極力なくすための努力が必要です。
5-1 得意な人に任せる
例えば、事務処理が苦手であれば、アシスタントに任せることもできます。他人に依頼してしまうことで、空いた時間をお客様対応などに充てるのです。
そうすることで、営業生産性が高まるることは言うまでもありません。
また、提案書の作成が苦手であれば、他の営業マンが作った提案書をデータでもらうのです。それに加筆や修正を加えて作成することで、大幅に時間を短縮することができます。
このように、苦手な仕事は極力なくすための工夫を考えましょう。
６、健康管理
そして、生産性を高めるうえで欠かせないのが、「健康管理」です。一見、仕事と関係ないように思えますが、そんなことはありません。
体調が万全の状態でなければ、最大限のパフォーマンスを発揮できないからです。
例えば、前日の夜更かしにより寝不足の状態で会社に来ても、午前中は頭が冴えない状態でしょう。これでは、仕事の生産性が高まるはずはありません。
つまり、営業で最大限の成果をあげるには、そのための健康管理が必要なのです。
そこで、意識しなければいけないのが「運動」「食事」「睡眠」の３つの要素です。
6-1 運動
「運動」は1日40～60分の有酸素運動が理想です。私はジムに行って5kmのランキングを日課にしています。
ただ、仕事の都合でジムに通う時間が取れない営業マンも多いと思います。
そのような場合は、1日1万歩を歩くようにしましょう。
私も、主張などでジムに行けないときは、スマートフォンの万歩計アプリと一緒に1万歩を歩くようにしています。
散歩をしながら健康管理もできますので、まさに一石二鳥ですね。すきな音楽やオーディオブックを聞きながら歩くのもおすすめです。
6-2 食事
「食事」に関しては、朝昼晩をしっかりと撮ることが基本です。できれば、毎日同じ時間に取るようにしましょう。
私が意識しているのが、5大栄養素をまんべんなく取ることです。
食事は栄養のバランスが最も大切だからです。
例えば、次のように食事メニューを決めています。
「朝食のごはんで炭水化物を摂ったので、お昼はタンパク質の肉や魚を食べよう」
「今日はまだビタミンが摂れていないので、夜食にサラダを食べよう」
このように、全ての栄養素を摂取するように、毎日の食事メニューを決めていくのです。
非常に簡単でシンプルな方法ですが、私自身は効果を感じています。ぜひ実践してみてください。
6-3 睡眠
最後に「睡眠」です。健康管理のなかでは、最も重要だと私は考えています。
睡眠さえ十分に取れていれば、ある程度の健康が保てるからです。
睡眠は、何よりも時間の確保が第一です。
7～8時間の睡眠が確保できるように、夜更かしや無駄な残業は絶対に避けるようにしましょう。
そして、良質な睡眠のポイントは、「やらないこと」を決めることです。
私自身がルールにしているのが、次のような内容です。
・夜8時以降に食事は摂らない
→胃が活性化して眠れなくなるから
・夜9時以降は仕事はしない
→神経が高ぶって眠れなくなるから
・ベットに入ってからはスマホは見ない
→睡眠時間が削られるから
健康に関する取り組みは、どれも難しいものではありません。できるものから実践してみてください。
７、残業をなくす
そして、生産性を高めるための７つ目の施策が残業をなくすことです。残業規制が厳しくなったとはいえ、月に45時間という上限では１日あたり2時間です。
そのため、「残業して終わらせれば良いか」という考えが生まれてしまうのです。
実は、この考えこそが、残業の最大のデメリットなのです。
多くの人は「時間があれば仕事ができる」と考えます。しかし、実際は逆なのです。
時間が限られている方が、集中力が高まり仕事がはかどるのです。
7-1 デッドラインが生産性を高める
そのため、まずは「残業をしない」と固く決心しましょう。
そうすることで、全てのタスクにデッドラインが設けられます。デッドラインとは、締め切り時間のことです。
このデッドラインが仕事の生産性を高めてくれるのです。
例えば、夏休みの宿題に全く手をつけておらず、最後の2日間で懸命に頑張って終わらせた、というような経験はないでしょうか。
このとき、夏休みが終わるというデッドラインによって、「何としても終わらせなくては」という気持ちが生まれ、生産性が高まったのです。
だからこそ、普段ではできない量の宿題を2日で終わらせることができたのです。
このデッドラインを自ら設けることで、集中力を最大限に高めるのです。残業は絶対にしない、と今すぐ決断しましょう。
できる事から取り掛かろう
さて、ここでは営業の生産性を高めるための7つの施策について解説してきました。
１、スキマ時間を有効に使う
２、時間短縮に徹底的にこだわる
３、まずはスケジュール作成から
４、タスクを分解して管理する
５、苦手な仕事は避ける
６、健康管理
７、残業をなくす
どれも私自身が実践してきて、効果があった取り組みです。
もちろん、すぐに全てを取り入れる必要はありません。一度に始めてしまうと、ハードルが高くなりますので長続きしません。
いずれも継続することが大切です。続けることで、確かな効果が現れるからです
焦らずに、自分ができるものから始めていきましょう。
