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TO DO リストの活用法:一日の仕事を効率的に進める仕事術

 

ここでは、ToDoリストによるタスク(仕事)の管理について解説します。ToDoリストは、最も基本的なタスク管理の手法です。さらに、使い方を工夫することで、「一日の仕事を効率的に進めることができる」といった大きな効果を発揮します。

 

そこで私が実践しているToDoリストの活用法を以下の動画で解説しましたので確認ください。

 

 

 全体を把握してから仕事に取り掛かる
毎朝、仕事に取り掛かる前に、やるべき仕事を洗い出してノートに書き出しましょう。こうすることで、「今日やるべき仕事」の全体が把握できます。

 

全体がハッキリすることで一日の計画を立てやすくなり、気持ちが楽になります。

 

<例>タスクの洗い出し

TO DO リストの活用法:一日の仕事を効率的に進める仕事術

 

ひとつひとつのタスクが終わった時点で、取り消し線を引いていきます。こうすることで仕事の漏れを防ぐことができます。

 

もしも、進めている中でタスクが増えた場合には、単純にノートに追加していけば良いのです。

 

 <例>完了したタスクに取り消し線

TO DO リストの活用法:一日の仕事を効率的に進める仕事術

 

またノートが手元にないときや、移動の電車の中で取り出せないときなどは、携帯電話から「自分宛てにメールでメモを送る」という手法もあります。そのメールを見て後からノートに加えるなど、うまく組み合わせて活用してください。 

 

 優先順位をつけることによる効率化
やるべき仕事が洗い出されることで、優先順位をつけやすくなります。全てを見渡せることで、緊急度や重要性の比較ができるからです。

 

例えば、「このリストの中だと、業務部の山田さんに相談する件から始めた方が良さそうだな。本来は納品書の再発行はやらないので、お客様の事情などを説明するのに時間がかかるから」というように、取り掛かる順番を判断することができます。

 

さらに優先順位をつけるときに、その仕事の重要性を考え直すようになります。そうすることで不要なタスクを無くしたり、他人に任せたりすることの判断ができます。

 

例えば、「他のタスクに時間がかかりそうなので、村上システムの見積り作成は営業アシスタントに任せよう。以前も別の顧客で作ってもらっているし、提出前に自分で内容を確認すれば問題ない」というように、判断することができます。

 

タスクは選ぶことも大切です。限られた時間の中で、自分自身がこなせる仕事量には限界があるからです。こうして、効率よく仕事を進めていきます。

 

 全体の進捗管理と時間配分
完了した仕事を、ひとつひとつ取り消し線で消していくことで、全体の進捗が把握できます。どれくらいの業務が残っているのか、視覚的に分かるからです。さらに、「まだ3つ残っているから、もう少しスピードをあげないと……」というように時間配分を行うことができます。

 

そして最後まで完了させて取り消し線を引くと、一面が真っ黒になります。仕事をやり終えた感を存分に味わうことができて、一種の快感を覚えます。こうなると、スッキリとした気分で事務所を後にすることができます。

 

このように、全体を効率的に進めること目的をとして、ToDoリストを営業活動に取り入れてみてください。


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