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未来の自分にメールを送る:確実に仕事をこなすタスク管理の手法

 

ここでは、仕事のタスク管理について解説します。タスク管理には色々なやり方があります。手帳にメモを書いたり、パソコンのスケジュール表に入れたりするなど、人によって様々です。

 

そこで私が行っている、確実に仕事をこなす管理手法を紹介します。

 

 忘れることを前提に仕事を進める
仕事を進めていると、次々に「やるべきこと」がでてきます。その業務を確実に処理していくと、成果につながります。しかし、多くの仕事をかかえていると漏れがでてきます。重要ではない業務は後回しにすることが多く、そのまま忘れてしまうことがよくあります。

 

人間は忘れる生き物です。他人が話しかけてきて、わずか数十秒の会話をしただけでも、考えていたことが頭の中から消えてしまいます。ほんの数秒間、ネットに出ている広告に気が向くだけでも、思っていたことを忘れてしまいます。

 

そこで、タスク管理が必要になります。やるべき業務を、漏れることなく処理するために、自分をマネージメントするのです。例えば、ノートに書き出しておいたり、付箋にメモをしてパソコンに貼り付けておいたりと、忘れないための対策方法があります。

 

その中でも、私が行っている「確実に仕事を管理する方法」があります。それは、メールを使うことです。

 

例えば、社内会議をしているときなどに、ふと自分がやるべき仕事を思い出すことがあります。「あっ! 今日は先週末に、見積書を提出した鈴木商事様の稟議決済がおりる日だった。夕方にその結果が出るといっていたので、あとで平松課長に電話してみよう」というように、パッと頭の中にでてくるのです。

 

このような時には、私は自分宛てにメールを送ります。やるべきタスクをメモ書きにしてメールを送るのです。そのメールが自分宛てに届き、あとでメールボックスで確認することになります。これによって「忘れる」ことを防ぐのです。

 

例えば、「鈴木商事平松様 稟議進捗 電話」とメールします。コツはメールの件名の欄に、タスクを書くことです。

 

  <例>タスクメール

件名:鈴木商事平松様 稟議進捗 電話

 

 

 ------------------------------------------
 株式会社営業サービス
 東京第一営業部 第一課
 山田太郎
 TEL:03-1234-1234
 ------------------------------------------

 

 

件名を見ただけで、やるべき事が分かるようにします。いちいちメール本文を開く手間をなくすためです。そしてメールの開封をしないで、そのタスクが完了した時点でメールを削除するのです。

 

社内メールには、頻繁に目を通します。事務所にいるときだけでなく、移動中にスマートフォンなどでも確認ができます。自分が仕事中に接する機会が多い「媒体」を利用することで、確実に忘れることを防げます。

 

さらに未読のメールが残っていると気になるため、早く終わらせたいという心理が働きます。自分の感情をうまく利用して、タスクをコントロールするのです。

 

以前の私は、ノートに書き出して管理していました。しかしノートを見ること自体を忘れてしまい、多くのタスク漏れが発生していました。そこで、このメール管理の手法に変えると、確実に仕事をこなせるようになったのです。

 

小さな業務でも、確実にこなしていくことで成果に繋がります。「タスク管理を徹底すると結果に繋がる」ことを意識して、日々の営業活動を行ってください。

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