営業・セールスを「学問」として体系的に学ぶ

なぜ会社が導入した名刺管理の仕組みは営業マンに歓迎されないのか

 

お客様の名刺が見つからずに仕事が止まってしまうという経験を誰もがしたことがあると思います。名刺をどのように管理するかは、営業マン共通の課題であるといえます。

 

そして、名刺管理を行うときのポイントは、「手段」ではなく「目的」で選ぶことです。

 

多くの人は、手段で選んでしまう傾向があります。例えば、スキャナで名刺の情報を読み込めるので、手作業でパソコンに打ち込む手間が省ける便利な名刺管理ソフトがあります。

 

このとき、「管理するための作業が楽だから」という観点でこの名刺管理ソフトを選んでしまうのです。つまり、名刺管理を行うための手段で選んでしまうのです。

 

ただ、名刺を管理することが目的ではありません。営業マンがセールス活動のなかで、欲しいときに欲しい情報をすぐに確認できるように整理しておくことが目的です。

 

つまり、名刺を管理する手段ではなく、何のために管理をするかという目的が大切なのです。

 

ここでは、営業活動にとって有益となる名刺の管理方法について解説していきます。

 

 手段ではなく目的で選ぶ
世の中には名刺管理の便利なツールが数多くあります。会社で名刺の顧客情報を一元管理できるシステムやスマートフォンのカメラでデータを読み込み管理できるアプリなどです。

 

とくにITの技術によって、管理操作の簡易性や迅速化に注目が集まる傾向があります。そのため、これらの特徴に惹かれて、名刺の管理方法を選んでしまう企業は多いです。

 

これが、多くの企業で導入される名刺管理システムが現場の営業マンに指示されない理由です。

 

営業マンにとっては、お客様に連絡を取りたいときに、そのお客様の名刺情報がすぐに確認できることが最も大切なのです。つまり、この目的が達成できないのであれば、営業マンにとっては不便なシステムでしかありません。

 

そのため、名刺管理の方法を考えるときは、その手段ではなく「何のために管理をするか」という目的を明確にしなければいけません。

 

 

 自分にあった名刺の管理方法を見つけること
会社で使われている名刺管理のシステムが便利であれば、おおいに活用してください。ただ、私の経験から言うと、使えない仕組みがほとんどです。

 

そのため、営業マンは自分にあった名刺の管理方法を探し出してください。

 

もちろん、必ずしもパソコンソフトやITツールを購入する必要はありません。また、スマートフォンのアプリでも、無料でありながら便利なものは多いです。

 

大切なことは自分の目的にあった名刺の整理方法を見つけることです。

 

例えば、新規開拓の営業であれば、多くのお客様と名刺を交換します。そのため、業種別やお客様に会った日付で整理できる仕組みなどが必要になるかも知れません。

 

私がIT業界で法人営業を行なっていたときの話です。私はスマートフォンの名刺管理アプリでお客様の情報を管理していました。これは、お客様の部署ごとにカテゴリーを分けて整理することができたからです。

 

営業として担当する企業数は少なかったのですが、大手企業がターゲットであったため事業部の数がとても多かったのです。さらに、ひとつの事業部の中にも複数の担当者が存在します。

 

そのため、部署ごとに分類して名刺情報を管理できるアプリがとても便利だったのです。

 

また、役職を登録できるので、「主任」や「部長」というようにお客様の役職を覚えるのに役立ちました。さらに、メモの項目があり、「決済者」や「プロジェクトリーダー」というようにキーマンの役割を把握するのにも便利でした。

 

つまり、私は「部署ごとに分けて整理ができ、お客様の情報を記録できる」という目的で選んだのです。

 

このように、会社で用意されているシステムではなく、あなた個人にあった管理方法を見つけるようにしてください。目的は日々の営業活動を効率化させることです。目的を明確にして、あなた独自の名刺管理方法を見つけてください。

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