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お客様の携帯電話に直接かけるときに注意するべき3つのポイント

 

営業活動をしていると、至急でお客様に連絡をしなければならないときがあります。このような場合、お客様が所有している携帯電話に直接かけることが最も確実です。

 

現在では社員ひとりに一台の携帯電話、もしくは直通の外線番号を持っています。通信インフラの発達によって、非常に便利な世の中になりました。

 

ただ、便利になったからといっても、もちろんマナーは存在します。とくに電話は相手の状況が見えないため、かけるときには注意が必要です。

 

そこで、ここではお客様の携帯電話に連絡を取るときに気をつけるべき3つのポイントについて解説していきます。

 

1、相手の勤務時間を意識する

 

最初に電話をかける時間帯です。基本的にはお客様の勤務時間内にかかるようにしてください。お昼休みや勤務時間以降は、電話をかけないのが社会人としてのビジネスマナーです。

 

ただ、仕事におけるトラブルなどで、緊急で連絡を取らなければいけないときがあります。このような時は、お客様が電話に出たときに必ず次のような一言を入れてください。

 

「お昼休みの時間に申し訳ございません。今、お話しても大丈夫でしょうか」

 

「遅い時間に申し訳ございません。今、お時間いただいてもよろしいでしょうか」

 

お客様の携帯電話にかけるときは、このような配慮が必要です。営業マンの都合だけで電話をするのではなく、相手の状況や事情を考えることが大切です。

 

そして、このような小さな気遣いが、お客様の信頼に繋がることを理解してください。

 

2、結論から手短に伝える

 

次に電話は手短に済ませることを意識してください。当然、お客様も仕事中ですから、いくらでも時間を使えるわけではありません。電話での会話は短時間で終わるようにしてください。

 

目安として最大で2分間です。

 

このように言うと、「2分間では短いのではないか」と考える人が多いと思います。ただ、向こうからかかってきた電話に出ることは、自分の仕事が中断されることになります。

 

そのため、電話に費やした時間は、お客様は通常よりも長く感じるのです。

 

そのため、営業マンは時間をかけないように工夫する必要があります。そのためには、結論から簡潔に伝えることです。事前に話の要点をまとめておき、スムーズに話が進むように準備をしてからかけてください。

 

3、静かな場所から落ち着いて

 

最後に電話をかける環境です。営業マンであれば、外出先から電話をするケースがあります。このとき、静かな場所からかけることを意識してください。

 

周囲にいる人の話し声や騒音などは、思ったより電話の相手に伝わるものです。

 

このような外部の音によって営業マンの話し声は聞き取りにくくなります。そうすると、営業マンに聞き返さなければならないケースが発生し、お客様に失礼にあたります。そのため、落ち着いて会話ができる静かな場所からかけるようにしてください。

 

これは逆の立場になってみれば理解できることです。相手の声が聞き取れない状態で電話を続けるのは、誰だって良い気分にはなれないはずです。

 

お客様に不快な想いをさせないことがビジネスマナーの基本です。

 

このように、お客様の携帯電話に直接かけるときには十分に気を使わなければいけません。とくに電話は相手の状況が見えないために、自分の都合だけでかけてしまいがちです。どれほど緊急な状況であっても、相手の事情を考える必要があります。

 

基本的なマナーが身についていない営業マンが、お客様から信頼されるはずはありません。ここで挙げたビジネスマナーは必ず日々の営業で実践するようにしてください。


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