報告・連絡・相談を効率的に実践するための営業マンの心構え
会社という組織の中で働くとき、コミュニケーションはとても重要です。社員が足踏みを揃えて、同じ目標に向かって仕事を進める必要があるからです。
そして、上司や同僚と意思の疎通をはかるうえで鍵を握るのが報連相です。ここでは、報連相を効率的に実施するための考え方について話をしていきます。
目的を明確にする
組織で働くうえでは、「報・連・相」の３つは欠かすことができません。ただ、その目的を考えていない人があまりにも多いです。そのため、「何をしたいのか」が上司に伝わらないことがよくあります。
例えば、次のような話し方です。
「◯◯商事の鈴木課長が来月で定年退職されるようです。鈴木様には随分とお世話になっていると思います」
先方の担当者が変わることを報告したいのか、個人的な想いを伝えたいのかがはっきりしません。上司に伝えることで、自分はどうしたいのかを明確にしていないことに原因があります。そこで、話す前にその目的を考える癖をつけるようにしてください。
例えば、次のように自問自答します。
「鈴木課長が退職することを上司に伝える意味はあるのだろうか」
「上司が知ることで、自分の営業活動にどんなメリットがあるか」
何ために行うかが分かれば、伝える内容も変わってきます。上司に何をしてもらいたいのかが、明確になるからです。例えば、次のような話し方です。
「◯◯商事の鈴木課長が退職されるようです。鈴木様には随分とお世話になっているので、会社として退職祝いの贈り物をしたいのですが、よろしいでしょうか」
このように、自分のアイデアに対して上司の意見を求める「相談」であることがはっきりします。目的を明らかにすることで、効果的な報連相を実施することができます。
内容を整理しておく
多くの企業では、上司は複数の部下を管理します。あなた以外の部下からの報告を受けたり、相談に乗ったりしなければいけません。非常に忙しく、ゆっくりと話している時間はありません。
そのため、報連相は簡潔に分かりやすく伝えなければいけません。そこで必要になるのが、話の内容を整理しておくことです。
そこで、私が行っていた上司に報告するときの工夫について話をします。それは、話そうとしている内容を、「伝えること」「伝えないこと」の２点で整理する方法です。
先程の例でいえば、次のようになります。
・伝えること
鈴木課長が来月で退職する
退職祝いを贈ろうと考えている
・伝えないこと
後任は柴田主任が担当される
このように整理しておくことで、話が簡潔にまとまりやすくなります。ポイントが明確になるからです。
このとき、「伝えないこと」を決めておくことはとても重要です。必要のない情報を伝えることで、話が横道に逸れてしまうことがよくあるからです。例えば、次のような会話です。
「今までの業務は柴田主任に引き継ぎされるようです」
「そうか、柴田様なら私も面識があるので早速ご挨拶に行くことにしよう」
このように、「贈り物をすることに対する相談」という本来の目的から、違う方向に話が進んでしまいます。多くのことを伝えると、それだけ話が展開する幅が広がることになります。そのため、「伝えないこと」を事前に決めておくことが効果的なのです。
組織で働くには報連相が不可欠です。そのため、効果的に実施するスキルは、営業マンにとって必須の能力であるといえます。仕事の成果を高めるために、報連相を効果的に行う必要があることを理解しなければいけません。
