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「新規顧客の開拓」でアポが取れるメールの書き方・テンプレート

 

新規顧客の開拓において、アポイントを打診するアプローチは重要です。営業アプローチの第一歩であり、アポが取れなければ商談が発生することもないからです。

 

そして、新規のお客様からアポイントを取るときは、電話よりもメールで行うべきです。過去に名刺交換をしていても、取引が全くないお客様に対して、いきなり電話をかけるのは失礼だからです。

 

そこで、ここでは新規開拓のアプローチにおいて、アポイントを取得するときのメールの書き方についてポイントを解説していきます。

 

 新規顧客開拓のメールテンプレート
現在、取引のないお客様からメールでアポイントを取る時には、ビジネスマナーに注意しなければいけません。お客様は、マナーによって営業マンの人格を判断するからです。

 

また、あなたの会社が何を行なっていて、どのような提案ができるかを簡潔に伝える必要があります。さらに、アポイントを取得するためには、あなたに会うメリットを感じてもらわなければいけません。

 

そこで、私が使用しているメールのフォーマットを以下に紹介します。

 

ABCサービス 鈴木様

 

いつもお世話になっております。
アカデミア情報システムの山田です。

 

突然のご連絡失礼いたします。
以前、◯◯でご挨拶させて頂きました。

 

この度、◯◯分野に実績のある貴社へ
業務プロセスの改善のご提案をさせて頂きたく
ご連絡をさせて頂きました。

 

弊社の支援サービスにより
貴社ビジネスの拡大と発展に
ご協力させて頂ければと考えております。

 

つきましては、
直接ご説明の時間を頂きたく
以下の日程より30分、
ご指定いただくことは可能でしょうか。

 

 ・8月25日(月)13:00〜14:00
 ・8月26日(火)10:00〜12:00
 ・8月26日(火)15:30〜17:00

 

お忙しいところ恐縮ですが、
何卒、よろしくお願いします。

 

このメール文面の青字の箇所がポイントになります。これらについて、それぞれ解説をしていきます。

 

1、何処で会ったかを伝える

 

「以前、◯◯でご挨拶させて頂きました」

 

最初に、なぜお客様の名前やメールアドレスを知っているかを伝えてください。今現在、取引のない会社の営業マンから突然メールが来れば、「なぜ自分の個人情報を知っているのか」と不安になるからです。

 

そのため、お客様情報をどのようにして知ったのかを明確にします。例えば、次のようなメールの書き方です。

 

「7月に開催した弊社のセミナーで名刺を交換させて頂きました」

 

「弊社の村上から鈴木様の紹介を受け、連絡させて頂きました」

 

名刺交換をしてから時間が経っていなくても、お客様はあなたのことを忘れているという前提でアプローチしてください。

 

2、目的を明確に伝える

 

「業務プロセスの改善のご提案をさせて頂きたくご連絡をさせて頂きました」

 

次に、何の目的でメールを送ったかを伝えてください。文面の冒頭で「結論」を伝えることで、お客様がそのメールの目的をすぐに理解することができるからです。

 

このような小さな工夫がお客様を安心させ、アポイント取得に繋がるのです。

 

また、目的と同時にお客様のメリットを伝えると効果があります。このメールの文面であれば「業務プロセスの改善」です。

 

提案のメリットが明確であるほど、お客様は営業マンに会ってみたくなるからです。

 

3、貢献したいという姿勢を見せる

 

「貴社ビジネスの拡大と発展にご協力させて頂ければと考えております」

 

最後に、お客様のために提案をしたいという気持ちを表現してください。このときは、具体的な提案内容ではなく、「貴社のビジネスに対して様々な貢献ができる」というようなメッセージを使います。

 

そうすることで、業務プロセスの改善だけではなく、その他にも様々な提案ができることをアピールできるからです。

 

これにより、お客様の「この営業マンに会って話を聞いてみたい」という気持ちを高めるのです。

 

このように、現在取引のないお客様からメールでアポイントを取るときは工夫が必要です。要点を抑えて、効果的な表現や文面を使わなければいけません。ここで解説したポイントを実践して、新規顧客との取引を実現させてください。

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