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お客様の誤解をなくす営業マンの正しいアポイントの取り方

 

伝え方が悪いために、お客様との間に認識のズレを生じることがあります。それが仕事のミスに繋がることもあります。そのため、誤解がうまれないようにコミュニケーションを取ることが営業マンには求められます。

 

特に多いのが日時に関する会話です。アポイントを取るときや製品の納期、見積りの提出期限などの確認には十分に注意する必要があります。

 

ここでは、誤解をなくすために営業マンが気をつけるべきポイントをまとめます。

 

 認識のズレを失くすのが営業マンの役目
お客様と日時の取り決めを行なうときは、お互いのすれ違いが発生しやすいです。まず日程は、必ず「月日」と「曜日」を伝えるようにします。

 

(誤)16日 → (正)3月16日の水曜日

 

そして、時間は「午前」か「午後」かを伝えるようにします。

 

(誤)8時 → (正)午後の8時

 

これは、自分とお客様の感覚が必ずしも一致しないためです。例えば、金融業界は始業時間が午前8時であることが多いです。そのため、「8時」というのは午前8時と捉えるのが通常で、午後の8時ではないのです。

 

さらに、注意が必要なのが聞き間違えやすい数字です。例えば、「1時(イチジ)」と「7時(シチジ)」です。そのため、24時間法でも伝えておくと確実に誤解を防ぐことができます。

 

(誤)「午後1時でよろしいでしょうか」

 

(正)「午後1時、13時でよろしいでしょうか」

 

また日時が確定した段階で、必ず復唱するようにします。これは、聞き間違えによる誤解を防ぐ目的があります。

 

「それでは、3月16日の水曜日、午後の1時、13時ですね」

 

特に外出先からの電話などは、騒音が入り聞き取りにくいことがあります。そのため、ゆっくりとした口調で、いつもより低い声で話すと相手によく届きます。

 

また、人によって解釈が異なる言葉は避ける必要があります。例えば、「週末」「月初」「昼過ぎ」などの言葉です。しっかりと時間や曜日で伝えるように心がけてください。

 

(誤)「夕方に別件で伺うのですが、ご都合いかがでしょうか」

 

(正)「16時に別件で伺うのですが、ご都合いかがでしょうか」

 

また、アポイント日時に変更や修正が発生した場合は、必ず「変更前」と「変更後」を伝えるようにします。

 

(誤)「それでは、3月17日の木曜日、午後3時でお願い致します」

 

(正)「それでは、3月16日の水曜日、午後1時から3月17日の木曜日、午後3時に変更でお願い致します」

 

このように、日時に関するコミュニケーションは、認識のズレが発生する可能性が高いです。信頼関係を崩さないためにも、営業マンは誤解をなくすための努力が必要になります。

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